En el diario operar de una flotilla, la organización tiende a aceptar aspectos que se convierten en costos ocultos integrados a la factura mensual de combustible y desde luego, esto tendrá un efecto ya sea en el margen operativo de la empresa o en su nivel de competitividad comercial ante la competencia directa e indirecta. En épocas de incrementos en los precios de los combustibles de las flotillas, es conveniente revisar el enfoque de la organización en cuanto a su utilización y asegurarse que en cada paso se realicé el camino adecuado. De esta revisión se pueden derivar ahorros que sobrepasen en mucho el próximo incremento en el precio del combustible, dándole así un mejor nivel de competitividad comercial y mejores márgenes a la compañía operadora de las unidades. |
El presente artículo tiene como objetivo hacer reflexionar a los administradores de flota sobre esta oportunidad interna de ahorro, especialmente valiosa en un clima de incrementos de precio a los combustibles automotores.
El proceso de utilización
En toda operación de flota, existe de manera oficial o extra-oficial un proceso de utilización de combustible, entendiéndose este proceso como el conjunto de actividades que deben desarrollarse para que los vehículos de la flota reciban del combustible la energía necesaria para trasladar el producto (o brindar el servicio), al lugar más conveniente para el cliente.
Dicho proceso, se inicia con un presupuesto de ventas, el cual determina el nivel de actividad de la flota. A través de una metodología específica a cada flota, la cual incluye elementos histórico-estadísticos y proyecciones económicas, se convierte el nivel de actividad de la flota en necesidades de combustible, mismas que se determinan en términos diarios, semanales, mensuales y anuales.
Cada período tiene objetivos específicos, por ejemplo, las necesidades anuales de combustible se usan para negociar con los posibles proveedores, quienes en función del volumen podrán brindar una mejor oferta económica. Por otro lado, el uso diario ayuda a determinar los tamaños de recipientes de combustible en los vehículos y al conocer la cantidad requerida en una semana, se puede diseñar el tamaño del almacenamiento interno. Para el área de finanzas, el conocer la necesidad mensual de las gasolinas, le permite integrar sus estados financieros pro-forma y calcular su flujo mensual de efectivo.
La TABLA-I ilustra y explica las principales fases del proceso de utilización de combustible en una flotilla de distribución o de servicio:
A este nivel, debe ser claramente identificable para cada responsable de flota el proceso específico de su propia organización. Es importante hacer notar que el proceso de utilización de combustible siempre tiene estas fases, pero es posible que dos se combinen (como ejemplo si el mismo operador de un vehículo debe escoger su proveedor y comprar su combustible en ruta).
El enfoque de ahorro
Ante un escenario como el actual, en donde iniciamos el año con un plan de incrementos programados en los precios de los combustibles, mismos que se usaron como base para fijar y negociar precios de venta de nuestros productos; adicionalmente ahora nos enfrentamos a un inminente aumento de precios, pero también a la necesidad de ser más competitivos.
La operación de flota capaz de absorber el incremento en precios de combustible sin impacto al costo unitario de transporte (expresado en $/producto entregado), le brindará a su organización no sólo la posibilidad de cumplir con el presupuesto operativo original, sino también tomar más mercado al captar clientes que no quisieron pagar más, debido al impacto de otras empresas cuya flotilla no pudo contrarrestar con eficiencia operativa el nuevo costo de combustible.
Con base a esa oportunidad, y a través de nuestras observaciones en el diario contacto con distintas operaciones de flotillas de distribución y de servicio en el país, incluimos en la TABLA-II el enfoque recomendado para cada fase del proceso de utilización de combustible:
En tiempos actuales, es importante para la operación de flota el contar con un plan de reducción de costos de combustible, empleando un enfoque como el descrito será posible reducir en algunos casos hasta 10 por ciento el consumo actual. Sin duda, encontraremos oposición y muchas razones de “por qué no”, pero en realidad si estamos pagando con pesos de 100 centavos, tenemos derecho a recibir toda la energía que estamos comprando sin importar las limitaciones o políticas del proveedor.
Frecuentemente en nuestras observaciones a distintas operaciones de flota, vemos falta de continuidad en la responsabilidad del combustible. Sin importar la fase del proceso de su utilización, éste siempre debe tener un responsable tanto de su integridad como del uso adecuado, y el cambio de responsabilidad interna a lo largo del proceso debe estar documentado.
Autor: Ing. César A. Rodríguez Belmar
Socio Responsable de la Práctica de Calidad y Eficiencia Energética
Cosmo Consulting S.C.
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