* La inversión en equipo de transporte y su administración.
* Aliados circunstanciales.
* De cara a la realidad.
* Conforme a las especificaciones del cliente.
* Recomendación final.
Ing. J. Víctor Pelayo Nava
La inversión en equipo de transporte y su administración
Considerando la magnitud de los costos involucrados en la operación de una flotilla de vehículos, como son: de operación, de mantenimiento, de conservación y los de amortización de la inversión inicial, así como la intensidad de la dependencia que toda la industria tiene en el uso de diferentes tipos de vehículos tanto para el transporte y distribución de sus productos como de carga y pasaje, no se puede dejar de pensar en la imperiosa necesidad de contar con un sistema integral de información que nos permita una correcta administración de flota, a fin de sustentar una gestión efectiva y eficiente que redunde en menores costos por unidad transportada o por servicio prestado.
Sin embargo, la mayoría de las empresas prefieren o se conforman con disponer de registros aislados, creados por las áreas responsables de la operación de flota. En algunos casos, utilizando hojas de cálculo integradas o en otros, empleando sistemas creados con el apoyo de las áreas de informática de la misma empresa. En realidad, la mayoría de las veces, el único objetivo de estos sistemas, es el de integrar los reportes de desempeño de la flota, ignorando la oportunidad de usar esta información para poder administrar eficiente y económicamente las operaciones y la conservación de la flota a su cargo.
En México hoy en día, la mayoría de las grandes compañías y las empresas medianas más avanzadas, cuentan con algún tipo de sistema integral de operación, conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning). De este sistema, se adaptan para usarse en la flota, algunos módulos técnicos diseñados originalmente para el control de la planeación del mantenimiento de los equipos de producción. Sus resultados son limitados, pero el costo de integración es relativamente bajo.
Los sistemas ERP que cuentan con módulos específicos de transporte, ya están disponibles en México, sólo que dichos módulos se enfocan principalmente a la parte del control de viajes; básicamente para saber que se transportó, cual fue su destino y el tiempo utilizado en el viaje. Esta información le permite al área responsable de la administración de la flota, conocer escasamente el nivel de utilización de los vehículos, por lo que el gerente de flota, se verá obligado a partir de esta información para ingeniárselas para planear y programar las actividades de su operación.
Además con esa insuficiente cantidad de datos, también deberá cumplir con la emisión de los reportes necesarios para que las áreas de finanzas de la empresa conozcan los gastos generados e integren sus estados de resultados.
Desafortunadamente, ni las adaptaciones de los sistemas de mantenimiento industrial para la planeación y el control del mantenimiento de vehículos, ni el escaso conocimiento del uso de los vehículos al conocer las cargas y los tiempos y distancias de origen y destino diario, son una herramienta completa para la correcta administración de flota; ya que no es lo mismo controlar la operación y la conservación de un equipo estacionario (cuyos datos de operación se tienen a la mano en todo momento y operados por personal calificado), a tratar de controlar la operación y conservación de varios vehículos, tal vez cientos, que se encuentran a distancias y condiciones de operación totalmente variables, dependiendo de la red de distribución de la empresa y las características o niveles de capacitación de los operadores de los vehículos.
Aliados circunstanciales
Afortunadamente y por razones mas de ventaja competitiva en la comercialización de sus productos, que por solucionar a fondo la problemática que representa una administración eficiente de flota, la mayoría de los proveedores de la industria del transporte ha desarrollado sistemas de información que permiten conocer la forma en que ha sido operado un vehículo, o uno de sus sistemas, o bien, partes vitalmente económicas como pueden ser el combustible o las llantas. Apoyados en los constantes desarrollos tecnológicos en este sentido, se tiene la disponibilidad de varias posibles soluciones para el problema de contar con un sistema de información de flota.
La disyuntiva que se presenta es la de usar el sistema de información de flota, tal como lo diseñó el proveedor (soluciones generales), o tomar la opción de modificar el sistema con ayuda del mismo proveedor (solución ajustada), con objeto de integrarlo al sistema de información de la empresa.
En el primer caso, el costo de integración es muy bajo, pues las soluciones generales son fáciles de integrar, pero muy inflexibles ante las necesidades reales de la operación de flota. La solución ajustada, nos permite (con un costo de integración mayor), una mejor adaptación del sistema a las necesidades particulares de una flotilla. Si decidimos no incurrir en dicho costo de integración adicional, corremos el riesgo de perder la comunicación con las demás áreas de la empresa, ya que por ser demasiado técnica la información pudiera carecer de valor o sentido práctico para las áreas que toman decisiones estratégicas en la empresa.
Más información en Alianza Flotillera 81 febrero de 2005
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