Ante todo, una solicitud de comprensión por la dificultad del tema tratado en esta participación, ya que como administrador de flotillas, en su momento, tuve la oportunidad de experimentar una serie de situaciones como las planteadas a continuación.
La intención de este artículo, va orientado a fortalecer la gestión profesional en esta actividad.
La honestidad como principio
Toda actividad humana se debe regir por los principios fundamentales de la moral, esto es, lo que se acepta por todos como las reglas de su actuación: leyes, estatutos, normas, los reglamentos, entre otros.
Las tentaciones del diablo
Pues bien, para toda persona que esté responsabilizada de administrar los bienes de la empresa, existe la posibilidad de obtener beneficios personales que no son parte de su compensación salarial y están fuera de lo que se considera honesto.
El administrador de la flotilla, como responsable de recursos humanos, materiales y económicos no está exento de tales “tentaciones”.
¿Cuándo surgen las oportunidades de obtener beneficios mal habidos?
Imaginemos los siguientes escenarios:
- Se requiere seleccionar un proveedor para que atienda la reconstrucción de motores. Se presentan tres proveedores y en igualdad de oferta económica y de calidad, uno de ellos ofrece en secreto al responsable de mantenimiento un porcentaje sobre lo facturado y se lleva el pedido.
- Un proveedor de refacciones incurre en irregularidades de calidad y servicio. Para minimizar el problema y continuar como proveedor, invita al personal de talleres a una “junta con-table”…
- El auto particular del responsable del mantenimiento requiere de hojalatería y pintura, y le solicita a su proveedor del ramo que se lo arregle, claro, sin costo.
- El auto de la esposa del gerente de un departamento requiere de afinación. Como es “mi cuate”, el auto que no es propiedad de la empresa, ingresa al taller y es afinado con mano de obra y refacciones de la misma.
- Con el cambio de marca y modelo de las unidades de la flotilla, se generan refacciones obsoletas y en complicidad con el responsable de almacén, el encargado de mantenimiento le da salida y obtiene un beneficio para ambos.
- Dentro de la empresa, se instaló, por cuenta del proveedor, un almacén a consignación en el cual se tienen en existencia tanto partes como conjuntos completos. Cuando se requiere reparar una marcha, que requiere solamente carbones, bujes y limpieza, se desecha y en su lugar se toma una nueva del almacén a consignación, con el consentimiento de responsable de mantenimiento.
- La herramienta de los operarios se pierde misteriosamente y es sustituida con otra de calidad inferior con la aceptación del responsable del mantenimiento.
Y para que le sigo, si usted conoce muchos más.
Como se dice coloquialmente: “para que haya corrupción se requiere de uno que ofrezca y de otro que acepte” y de otra forma: “de uno que pida y de otro que dé”.
En los escenarios anteriores se observa, en los cinco primeros, una intención expresa de beneficio personal, en los dos siguientes de una ineptitud en la administración de los recursos, y en el último caso una corrupción del personal del taller y el conductor en cuestión.
El caso Bejarano
Nuestra actuación como administradores de flotilla debe ser tal como si estuviéramos ante una cámara escondida y no por miedo a ser descubiertos, sino por convicción.
“No hagas cosas buenas que parezcan malas…ni malas que parezcan buenas”
En cierta ocasión, estaba evaluando a un proveedor de servicios de mantenimiento para autos de la empresa para la cual trabajaba, y su propietario me invitó a conocer sus instalaciones, por cierto muy completas, y le pregunté “¿Cómo me va a convencer de que sus servicios son los más convenientes?”. Se quedó pensativo y no respondió.
Días después, le pregunté a su gerente de ventas la razón por la cual no tuve respuesta y me dijo que su jefe no sabía cuánto ofrecerme, lo cual me sorprendió mucho y me di cuenta que la pregunta realizada se había malentendido o mejor dicho, yo la había “mal preguntado”.
La respuesta que yo esperaba era: “con servicio a domicilio, registro y control de programa de mantenimiento preventivo, atención de reportes en la calle, crédito, atención preferencial, refacciones originales, mano de obra calificada, entre otras actividades”.
Otro ejemplo es: Recién ingresado a una empresa de refrescos, me enteré que el proveedor de refacciones, quien tenía almacenes a consignación en todos talleres de los centros de distribución, invitaba muy seguido al personal de mantenimiento y almacén a celebrar “con todo pagado”.
Sobra decir que la facturación de refacciones era mayor, por mucho, a la de llantas. Fue una ardua tarea eliminar dicha práctica, amén de generar muchas enemistades.
La cultura de la empresa
Recuerda usted, ¿cuándo ingresó a la empresa para la cual trabaja? ¿Cual fue una de las primeras actividades que se le encomendaron? Con seguridad fue conocer las normas, políticas, reglamentos y estatutos que la rigen, y esto pudo ser de manera institucional con manuales y carteles o de manera informal y verbal.
Así en cada decisión que usted toma, tiene en cuenta o se pregunta: “¿Qué dice la norma al respecto?”. Esta práctica le asegura no caer en faltas que pongan en riesgo su permanencia en la compañía.
La cultura de una empresa es como un “iceberg”, del cual sólo se ve una pequeña parte, pero lo más importante no está a la vista y para conocerlo completo hay que estar adentro.
¿Qué dice la norma?
Para cada empresa, la cultura es diferente. Puede ser tan cambiante como la persona que la dirija en su momento o institucional, donde no importa la rotación de sus dirigentes, la cultura se mantiene y se fortalece con el paso de diferentes criterios.
Lo importante es que el administrador de la flotilla conozca las normas particulares, y en su medida y oportunidad las mejore y si no existen las establezca, siempre con ética y profesionalismo.
Los regalos de fin de año
Nuevamente, es necesario preguntarse: “¿Qué dice la norma al respecto?”. ¡Hijole!, que difícil situación. Tan buenos que son los regalos. Y surge la tentación: “Y si le doy mi dirección de mi casa para que me los lleve allá”.
Aparte de actuar con honestidad, como decía mi madre: “nunca falta un –yo lo vi o yo lo oí-“, refiriéndose a una persona que por casualidad presenció el hecho. Mejor hay que investigar lo que aplica en cada caso para no caer en “offside”.
En algunas empresas se establece que las ofertas de comisiones por la compra de servicios y productos, se manifiesten en las facturas como descuentos adicionales. Asimismo, los regalos de fin de año se centralizan y se rifan entre todo el personal.
En fin, para cada empresa las normas al respecto son muy particulares y como parte de ella, el administrador de la flotilla se debe apegar a las mismas para poder expresar aquella frase que dice: “Anduve entre el pantano y salí limpio”, bueno esa es la idea.
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