Como preámbulo a este tema, estimado lector, lo invito a pensar en cómo es la vida doméstica en la cual se cuenta con el apoyo de personas que se dedican a las labores cotidianas de la casa, como el lavado de ropa, la limpieza, la preparación de alimentos y muchas más. El funcionamiento adecuado del hogar depende de que estas actividades se realicen con calidad y oportunidad, y para ello se requiere de los medios necesarios, tanto de personas como económicos y de procedimientos, en este caso, no escritos.
Saber que en casa hay quien se encarga de todas esas acciones, nos vamos tranquilos a realizar lo que nos corresponde.
¿Y quién soporta a la flotilla?
¿Y qué relación hay del ejemplo anterior con la flotilla? Se estará preguntando usted, estimado lector. Pues bien, detrás de cada flotilla que se respete hay un departamento de mantenimiento que la soporta y apoya, y así los conductores salen cada mañana confiados de que su unidad es su herramienta de trabajo, que les facilita su actividad.
En la flotilla moderna, se tiene una disyuntiva clara en la operación del taller mecánico: se presupuestan con mucha precisión los tiempos y las necesidades del personal en el taller de las unidades, o se tendrá que vivir un año de urgencias y presiones.
El fundamento de esta planeación es la capacidad de prever los recursos estrictamente necesarios para el mantenimiento preventivo, así como para las eventualidades. Mientras mejor estructurado esté el trabajo de mantenimiento preventivo, menor será la necesidad de enfrentar eventualidades. Es por esto que uno de los objetivos del responsable del taller de mantenimiento es que la aplicación de los recursos disponibles se oriente a tener un mínimo de 80 por ciento de mantenimiento preventivo y máximo de 20 por ciento a las eventualidades o correctivo.
¡Que fácil es decirlo!…. Pensará usted. Y ciertamente, lograr estos porcentajes o cualquier otro no es fácil de lograr y menos si no se tienen establecidos los medios de control para ello.
La administración de los recursos
Veámoslo de esta manera: para solicitar dinero de la caja chica se requiere llenar un vale provisional, el cual se debe comprobar posteriormente, si no se le descuenta a quien no lo haga. Asimismo, para obtener producto de consumo, se llena la salida correspondiente; para llenar el tanque de combustible se firma el vale autorizado; para el cambio de uniformes se requiere de un vale, entonces… ¿Los recursos del taller que requieren?
Tener estos recursos disponibles para el mantenimiento de unidades y uno de los objetivos fijado, entonces el siguiente paso del responsable de mantenimiento es establecer los medios de control que le permitan sensibilizarse día a día de su operación, con la información que se genera en cada reparación realizada a la flotilla.
Vínculo entre los conductores y el taller de mantenimiento
Hay dos causas principales por las cuales una unidad pasa al taller de mantenimiento:
- Solicitud de servicio por parte del conductor como mantenimiento correctivo.
- Requerimiento del mismo taller por cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo.
En el primer caso, el conductor solicita el soporte del taller y explica el por qué de su solicitud; y en el segundo, el llamado al taller es por la fecha o el recorrido cumplido de acuerdo a lo previamente programado.
En ambos casos, el responsable de la flotilla tiene la oportunidad de recopilar información valiosa del funcionamiento de las unidades, ya sea por vía del conductor o por la revisión que el personal del taller realiza a las mismas unidades.
Asimismo, para que el taller brinde el nivel de atención adecuada a las unidades de la flota, se requiere que la aplicación de los recursos de que el taller dispone sea correctamente administrada.
Uno de los recursos, que ya se ha mencionado, es la mano de obra y ésta es tan escurridiza como el agua en las manos, ya que cada minuto que pasa le cuesta al presupuesto del taller, por lo cual se hace indispensable su control.
El encargado del mantenimiento debe contar con el medio que le permita aprovechar el tiempo disponible de su mano de obra calificada. Tomemos como ejemplo el siguiente caso: Si se dispone de ocho horas por persona en el primer turno, de ellas descontamos media hora por alimentos y si partimos de una eficiencia del 85 por ciento, entonces se dispone de seis horas con 30 minutos por persona, las cuales deben estar aplicadas en la atención a las unidades.
Por otro lado, el registro de las refacciones e insumos utilizados en cada reparación se hace indispensable para el control presupuestal y la estadística de calidad de las mismas.
Para controlar, primero hay que medir
Esta es una verdad de a kilo y se aplica perfectamente a la administración de la flotilla. Si ya se mencionó que del conductor que reporta su unidad se obtiene información valiosa, que el tiempo de los operarios del taller se debe controlar, y que los insumos utilizados se deben registrar, estimado lector, le tengo una noticia, existe el medio por el cual se obtienen:
- Comunicación “face to face” del conductor y el taller.
- Control del tiempo de los operarios del taller.
- Registro de los insumos de cada reparación.
Se preguntará ¿cuál es esa maravilla?, pues es la Orden de Reparación (OR), Orden de Servicio, Orden de Trabajo o como se acostumbre llamar, según el lenguaje propio en cada flotilla. Lo importante es la existencia de este documento que proporciona los beneficios antes mencionados.
Si, ya sé, usted dirá: “ya tengo en uso la OR”, por lo que lo felicito y lo invito a darle una revisada y actualización de vez en cuando y para lograr eso, así como para quienes no la tiene aún, le recomiendo seguir leyendo.
El diseño de este documento fuente, (entendiendo como fuente, el origen de un procedimiento que proporciona información básica) depende de las necesidades específicas y de la relación que se tenga con el sistema de mantenimiento establecido (ya sea manual o mecanizado) y del procedimiento que lo rija.
Más información en Alianza Flotillera 108 mayo de 2007