Seguramente su empresa se encuentra facturando electrónicamente al día de hoy, este cambio en la facturación no solo implica una mayor revisión y control por parte de la autoridad, SAT, en los ingresos y operación de su negocio; sino debe implicar también un cambio en los procesos internos y de control en su empresa. El facturar electrónicamente debe traducirse en un aumento en la recuperación de cartera y un ahorro en los costos operativos de su negocio; de no ser así hay que revisar los procesos actuales de la empresa; para ajustarlos donde sea posible.
La factura electrónica obliga a la empresa a emitir un comprobante electrónico que debe ser enviado al cliente, la ventaja de contar con este comprobante electrónico es que podemos enviarlo al momento en que se emite dicho documento, por ejemplo, podemos enviar al cliente su factura al momento que se surte su pedido o embarque, lo cual ya no hace necesario el esperar la entrega de un documento físico; eficientando así los tiempos de cobranza. De igual forma si existe algún dato erróneo en la factura, esta puede ser modificada en línea y re-enviada al cliente, evitando retrasos por este tipo de errores.
Por otro lado, al recibir una factura de compra de parte de nuestros proveedores, podemos pedirles que nos hagan llegar junto con la representación impresa, el archivo XML que debe acompañar dicho documento, esto por disposición oficial del SAT, y tomar la información del documento XML para automatizar y agilizar la entrada al inventario, y de esta forma reducir los errores de captura en dicho proceso.
El archivo XML es simplemente archivo que contiene la información de la factura en una estructura predefinida y estandarizada por el SAT, lo cual permite “leer” de forma automática cualquier archivo XML de cualquier proveedor, ya que por ley deben contener la misma estructura; de ahí que cada vas mas empresas adoptan el uso de adendas, el cual permite estructurar el archivo XML con lo dispuesto por el SAT, adicionado campos o datos importantes para la empresa.
Es importante mencionar que el Servicio de Administración Tributaria ha definido que a partir del primero de julio de 2012 el esquema de facturación electrónica cambiará tanto para el esquema CFD (Comprobante Fiscal Digital) como para CFDI(Comprobante Fiscal Digital por Internet).