Actualmente existen razones importantes para implementar el esquema de la Factura Electrónica, como encontrar ahorros hasta del 80 por ciento sobre los costos de la facturación tradicional en áreas como impresión, despacho y almacenamiento físico. Otra razón es el hacer más eficiente el ciclo comercial de las empresas al integrar documentos de intercambio electrónico, EDI por sus siglas en inglés, a los procesos de inventarios, stock, pedidos, devoluciones y control de calidad, entre otros; donde la factura digital agiliza el abastecimiento y los cobros, además de reducir los tiempos de respuesta. Y sin lugar a dudas, la razón más importante es el cambio en las disposiciones hacendarias, donde a partir del 2011 todas facturas mayores a 2 mil pesos tendrán que ser emitidas de manera electrónica.
Los ahorros en facturación los podemos ver al comparar el costo actual de la contabilidad fiscal, que oscila entre el uno y dos por ciento de las ventas totales para las grandes empresas, incluso en compañías de menor tamaño los costos pueden ser mayores, donde el costo de una factura impresa es de aproximadamente $130 pesos desde su impresión hasta su entrega, mientras que la factura electrónica tiene esquemas de aproximadamente $3,50 pesos por factura, hasta esquemas gratuitos.
El número de contribuyentes que han adoptado el uso de la factura electrónica es reducido, si se toma en cuenta que en México existen alrededor de 3.7 millones de empresas (unidades económicas), según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), y que sólo 719 mil estaban registradas en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) en el 2009.
En cinco años de vida de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs) en México, según datos del SAT, hasta julio del 2010 se han emitido 796 millones 793 mil 810 comprobantes Fiscales Digitales por cerca de 35 mil 593 contribuyentes, de los cuales 22 mil 772 son Personas Físicas y 12,821 son Personas Morales. El número aumentará considerablemente una vez que entre en vigor la disposición del SAT en el 2011, y por consecuencia las empresas deben comenzar a la brevedad una integración de dichas soluciones.
El hecho de contar con facturación electrónica permite mejorar la accesibilidad a la información fiscal, donde dicha tecnología introduce a la empresa al mundo de los documentos electrónicos, y gradualmente desarrolle efectos más profundos para todo el ciclo comercial, administrativo y logístico.
¿Qué soluciones existen?
Acércate con un proveedor autorizado.
Tralix, empresa que desarrolla e implementa soluciones B2B, B2C y factura electrónica para la integración exitosa del Ciclo Comercial Integral Electrónico, cuenta con una diversa gama de soluciones, dentro de las cuales existe la única solución en México de facturación electrónica en formato dispositivo o “Appliance”, que genera, administra y resguarda de manera eficiente, segura y efectiva los CFDs; tiene como principal característica el ser una aplicación “in house”, es decir, que las empresas la pueden usar desde su lugar de trabajo para lograr un mejor desempeño para empresas medianas y grandes corporativos. Las facturas electrónicas permiten un mejor control y también mayor previsión sobre la situación fiscal, donde las soluciones XSA de Tralix ayudan a el incremento en la productividad y ahorros en costos operativos.
En el mismo orden, para que las micro y pequeñas empresas, profesionistas independientes, y honoristas, entre otros; puedan cumplir con el requisito del SAT, no es necesario hacer una gran inversión en infraestructura, pues Tralix desarrolló Mis Facturas.net, que es una solución “online” a través de la emisión, recepción, almacenamiento y validación de CFDs de uso fácil, seguro, gratuito e ilimitado; además cumplen con las disposiciones del SAT al ser proveedores autorizados y con los estándares de AMECE GS1-México.
Mis Facturas.net funciona como un canal de comunicación que apoya a los usuarios con soluciones únicas en el mercado, pues además de recibir la factura electrónica, se puede implementar información relevante para los que reciben dicho documento y así tener en constante relación a clientes y proveedores con esquemas de facturación que son tan sencillos como enviar un correo electrónico. Las soluciones de Tralix aumentan la productividad y se ajustan a los requerimientos de la industria, por lo cual aceleran el Retorno de Inversión.
¿Qué necesito para adoptar factura electrónica?
El receptor de Facturas Electrónicas debe almacenar dichos documentos por 5 años, según el SAT.
Los requisitos para usar el esquema de Comprobante Fiscal Digital, según información del SAT son:
Llevar la contabilidad en un sistema electrónico.
Contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL)
Haber tramitado al menos un Certificado de Sello Digital.
Solicitar, por lo menos, una serie de folios al SAT.
Cumplir con el estándar tecnológico reconocido por el SAT.
Utilizar el XSD (Formato electrónico establecido como estándar oficial de forma y sintaxis para la generación en XML de Comprobantes Fiscales Digitales)
Generación y envío del informe mensual.
Las nuevas metodologías que requieren los procesos fiscales han creado una demanda cada vez mayor por datos precisos para facilitar el proceso de toma de decisiones. La factura electrónica ofrece varias ventajas y beneficios: garantiza la integridad y autenticidad, facilita el cotejo de información contable, simplifica la generación de comprobantes fiscales, es ecológica pues eliminar las impresiones en papel y permite el ahorro de costos en el proceso.