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Lo que debes saber antes de contratar un software para la gestión de flotas

Considerada como uno los aspectos más importantes para la gestión de flotas, la tecnología juega un papel muy importante para la administración

gestión de flotas

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Con la finalidad de ayudar a tomar mejores decisiones, en caso de que desees contratar un software para la gestión de flotas, Pulpo, empresa dedicada a la gestión de flotillas, refiere que la tecnología está ayudando a los gestores de flotas a enfrentar nuevos desafíos, como el aumento de las entregas de última milla, el incremento en los costos y la amenaza de reclamos falsos. 

 

Por ello, refiere que, sin importar el tamaño de la flota, es cada vez más importante automatizar la gestión, a fin de tener operaciones más eficientes y rentables. Por lo que es necesario que las empresas conozcan cuál herramienta digital les ofrecerá las mejores soluciones.

 

¿Qué tipo de solución de gestión debes elegir para tu flota?

 

Es importante conocer las necesidades de la flota y las áreas de oportunidad que hay que subsanar. Para empezar se puede elegir entre un software hecho a la medida y un software as a service (SaaS).

 

Un software a la medida es una solución diseñada para cubrir las necesidades específicas de la empresa y de quienes harán uso de él. 

 

En caso de elegirlo hay que tomar en cuenta que es difícil conocer su costo final,  porque se calcula el cobro por el tiempo de desarrollo, el soporte, la actualización y el mantenimiento de la herramienta, lo que a largo plazo podría significar un mayor gasto de lo que se presupuestó en un principio.

 

De acuerdo con Pulpo es positivo contratar un software a la medida porque responde a las necesidades de la empresa, sin embargo, al ser tan específico no da la oportunidad de reaccionar a las tendencias que pueden tener un impacto positivo en el negocio ni permite alcanzar un conocimiento pleno del sector. 

 

Por otra parte, cuando se requieren actualizaciones hay que solicitarlas al desarrollador, lo que implica un gasto más.

 

Software as a service (SaaS)

Se trata de un software que se adquiere mediante una suscripción. En este caso hay un pago fijo que puede ser anual o mensual, lo que permite calcular un presupuesto con facilidad y exactitud. 

 

El proveedor administra el servicio y se encarga del soporte 24/7, lo que resulta en un ahorro de costos.

 

Como parte de sus ventajas, al estar alojado en la nube, el SaaS está disponible a toda hora y en cualquier lugar, siempre y cuando se tenga acceso a internet. 

 

Además, continuamente se está actualizando según las tendencias del mercado y las necesidades de los usuarios ya que evoluciona constantemente aprovechando tecnologías de Inteligencia Artificial (AI) y machine learning para evolucionar. Estas actualizaciones y mejoras no tienen un costo extra.

 

Antes de elegir la herramienta tecnológica que mejor se adecúe a las necesidades de la empresa, es importante saber que no todos los SaaS son iguales, ofrecen distintas funcionalidades, por lo que es aconsejable pedir una versión de prueba para saber si es el adecuado. 

 

Un software de gestión de flotas deberá cumplir al menos con los siguientes requisitos:

 

  • Que integre toda la información sobre los vehículos en un solo lugar y en tiempo real, permitiendo tener una visibilidad total de las operaciones.
  • Que esté alojado en la nube para que sea accesible a todos los dispositivos con acceso a internet y no sea necesario instalar un hardware.
  • Que incluya las funciones de alertas y notificaciones para que los gestores se mantengan enterados de plazos y vencimientos y fluya la operación.
  • Que sea sencillo de usar para evitar largas capacitaciones, 
  • Que sea seguro.

 

 

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